panduan software kasir AI-SU04

1. LOGIN APLIKASI

Klik tombol Login untuk masuk ke Aplikasi.

Masukkan Nama User dan Password, isikan admin.

Setelah login berhasil, aplikasi akan menampilkan form utama seperti gambar berikut.

Klik Logout untuk logout aplikasi.

2. MENGGANTI NAMA TOKO

Untuk mengganti nama Toko, klik menu Setting > Setting Toko.

Ganti Nama Toko, Alamat, No Telepon kemudian klik tombol Simpan (ALT+S).

3. MENAMBAH DATA USER/PENGGUNA

Untuk menambah data user, klik menu Kontak > User.

Klik Baru (ALT+A) untuk menambah data user.

Klik Edit (ALT+E) untuk mengedit data user.

Klik Hapus (ALT+H) untuk menghapus data user.

Hapus data user hanya dapat dilakukan selama user belum ada transaksi pembelian /penjualan.

Klik tombol Set untuk memberikan Hak Akses.

Pilih/Centang pada kolom Hak Akses kemudian klik tombol Ok.

Selanjutnya klik Simpan(ALT+S)

 
4. TRANSAKSI PEMBELIAN

Untuk input transaksi pembelian, klik menu Pembelian.

4.a. TRANSAKSI PEMBELIAN KE SUPPLIER

Untuk input transaksi pembelian, klik menu Pembelian > Pembelian.

Klik tombol Baru (Alt+A) untuk entry baru transaksi pembelian.

Klik tombol Edit (Alt+E) untuk mengedit transaksi pembelian.

Klik tombol Hapus (Alt+H) untuk menghapus transaksi pembelian dengan catatan, untuk edit & hapus hanya dapat dilakukan apabila belum ada transaksi pelunasan hutang apabila pembayaran dengan sistem tempo.

Sesuaikan No. Faktur Pembelian dan Tanggal pembelian.

Ketikkan Kode/Nama Supplier kemudian tekan Enter untuk pencarian atau klik Baru (ALT+A) untuk menambah data Supplier.

 

Ketikkan Kode/Nama barang untuk pencarian data barang atau gunakan barcode scanner untuk scan barang.

Klik atau sorot data barang yang dicari, kemudian tekan Enter. Apabila barang belum ada / belum pernah dimasukkan, klik tombol Tambah Data Barang.

Masukkan Kode Barang, Nama Barang, Kategori Barang, Satuan, dan Harga Jual. Kemudian klik Simpan (ALT+S).

Pilih barang/item yang dimaksud kemudian tekan Enter kursor akan mengarah ke kolom Kode Barang.

Isi harga beli, jumlah(Qty), Diskon dalam % (persen), PPN dalam % (persen) dan harga jual yang diinginkan kemudian tekan Enter.

Setelah selesai, klik tombol Bayar (ALT+B).

Untuk pembayaran dengan sistem cash, ketikkan jumlah pembayaran kemudian Enter lalu tekan tombol Simpan (ALT+S).

Untuk pembayaran dengan sistem Tempo, ketikkan tanggal jatuh tempo dan uang muka kemudian Enter lalu klik tombol Simpan (ALT+S).

4.b. RETUR PEMBELIAN

Untuk input transaksi retur pembelian, klik menu Pembelian > Retur Pembelian.

Sehingga muncul history retur pembelian

Untuk menambahkan Retur Pembelian, klik tombol Baru (ALT+A).

Pada kolom Faktur No

ketikkan no faktur/nama supplier kemudian tekan Enter.

Pilih no faktur yang akan diretur barangnya, kemudian tekan Enter.

Ketikkan jumlah yang akan diretur kemudian tekan Enter.

Klik tombol Bayar (ALT+B).

Untuk pembayaran dengan sistem cash, ketikkan jumlah pembayaran kemudian Enter lalu tekan tombol Simpan (ALT+S).

Untuk pembayaran retur dengan mengurangi hutang ke supplier, klik Kurangi Hutang pada pembayaran, kemudian ketikkan no faktur/supplier yang belum lunas kemudian tekan Enter untuk pencarian no faktur.

Retur Pembelian dengan sistem Kurangi Hutang akan mengurangi sisa Hutang ke Supplier sejumlah retur pembelian.

4.c. PEMBAYARAN HUTANG KE SUPPLIER

Untuk input pembayaran hutang ke Supplier, klik pada menu Pembelian > Pembayaran Hutang.

Klik pada tombol Baru (ALT+A) sehingga muncul form pelunasan hutang

Ketikkan No Faktur / Nama Supplier pada kolom

Faktur No kemudian tekan Enter untuk pencarian faktur yang akan dilakukan pelunasan Hutang.

Pilih No Faktur, kemudian tekan Enter.

Masukkan jumlah pelunasan kemudian Enter. Klik tombol Simpan (ALT+S) untuk menyimpan.

5. TRANSAKSI PENJUALAN

Untuk input transaksi penjualan, klik menu Penjualan.

5.a. TRANSAKSI PENJUALAN KE PELANGGAN

Untuk input transaksi penjualan ke pelanggan, klik menu Penjualan > Penjualan.

Klik tombol Baru (ALT+A) untuk menambahkan transaksi penjualan.

Jika data pelanggan belum ada dalam database. Maka dapat anda tambahkan dengan klik tombol Baru (ALT+A) jika data pelanggan sudah ada masukkan kode/nama Pelanggan kemudian tekan Enter untuk pencarian.

Untuk penambahan data pelanggan baru, isi nama pelanggan dan tipe pelanggan kemudian klik tombol Simpan (ALT+S).

Catatan :

Untuk pelanggan yang diperbolehkan pembayaran secara tempo pengisian nama pada kolom Nama Pelanggan di haruskan sesuai dengan nama atau toko yang bersangkutan agar lebih mudah dalam pemantauan piutang. Untuk pelanggan dengan pembayaran cash cukup dengan nama Pelanggan Umum.

Transaksi Penjualan.

Arahkan kursor ke kolom Kode Barang, kemudian ketikkan kode/nama barang lalu Enter atau gunakan barcode scanner.

Setelah muncul record / data barang klik pada baris data barang yang dimaksud kemudian tekan Enter.

Untuk membatalkan/menghapus record, klik pada kode barang yang akan dihapus kemudian tekan DELETE pada keyboard.

Untuk menambahkan kuantiti gunakan scan bercode berulang atau arahkan kursor ke kuantiti dan ubah sejumlah kuantiti barang.

Setelah selesai memasukkan semua barang, tekan END atau klik tombol Bayar (ALT+B).

Untuk sistem pembayaran cash ketikkan nominal pembayaran (Bayar) kemudian Enter.

Klik tombol Simpan (ALT+S) untuk menyimpan transaksi.

Untuk sistem pembayaran tempo sesuaikan tanggal jatuh tempo kemudian ketikkan nominal uang muka kemudian Enter.

Klik tombol Simpan (ALT+S) untuk menyimpan transaksi.

Tekan Enter satu kali lagi (ALT+P) untuk menyetak struk atau tekan tombol Lanjut (ALT+L) untuk melanjutkan ke transaksi baru.

5.b. RETUR PENJUALAN DARI PELANGGAN

Klik menu Penjualan > Retur Penjualan

Untuk menambahkan transaksi retur penjualan klik pada tombol Baru (ALT+A).

Pada kolom Faktur No

ketikkan no faktur/nama pelanggan kemudian tekan Enter.

Pilih no faktur yang akan diretur barangnya, kemudian tekan Enter.

Ketikkan jumlah yang akan diretur kemudian tekan Enter.

Klik tombol Bayar (ALT+B) untuk input pembayaran.

Untuk pembayaran dengan sistem cash, ketikkan jumlah pembayaran kemudian Enter lalu tekan tombol Simpan (ALT+S).

Untuk pembayaran retur dengan mengurangi piutang pelanggan, klik Kurangi Piutang pada pembayaran, kemudian ketikkan no faktur/nama pelanggan yang dimaksud kemudian tekan Enter untuk pencarian no faktur.

Retur Pembelian dengan sistem Kurangi Piutang akan mengurangi sisa piutang pelanggan sejumlah retur pelanggan tersebut.

5.c. PELUNASAN PIUTANG DARI PELANGGAN

Untuk input pembayaran piutang dari pelanggan, klik pada menu Penjualan > Pembayaran Piutang.

Klik pada tombol Baru (ALT+A) sehingga muncul form pelunasan piutang.

Ketikkan No Faktur / Nama Pelanggan pada kolom Faktur No kemudian tekan Enter untuk pencarian faktur yang akan dilakukan pelunasan piutang.

Pilih/klik No Faktur yang dimaksud, kemudian tekan Enter.

Masukkan jumlah pelunasan kemudian Enter. Klik tombol Simpan (ALT+S) untuk menyimpan.

5.d. UBAH HARGA JUAL

Untuk input perubahan harga jual, klik menu Penjualan > Ubah Harga Jual.

Pilih Kelompok / Kategori Barang

sehingga menampilkan daftar barang sesuai dengan kategori terpilih. Ketikkan pada kolom Kode / Nama Barang untuk pencarian lebih spesifik.

Kemudian klik tombol Tampilkan

Isikan harga baru pada kolom H. Ritel Baru atau kolom H. Grosir Baru kemudian klik tombol Simpan (ALT+S) sebelah kanan bawah.

6. OPERASIONAL

Untuk input operasional klik menu Operasional.

6.a. AKUN BIAYA

Untuk input operasional klik menu Operasional > Akun Biaya.

Klik tombol Baru (ALT+A) untuk entry akun biaya.

Klik tombol Edit (ALT+E) untuk mengedit akun biaya.

Klik tombol Hapus (ALT+H) untuk menghapus akun biaya.

6.b. BIAYA OPERASIONAL

Untuk input biaya operasional klik menu Operasional > Biaya Operasional.

Klik tombol Baru(ALT+A) untuk input operasional baru.

Arahkan kursor ke kolom Kode Akun, ketikkan kode akun yang sudah anda buat/inputkan pada menu Akun Biaya kemudian tekan Enter. Jika muncul tampilan pencarian akun biaya pilih salah satu yang dimaksud.

Pilih/Klik akun biaya yang dimaksud kemudian tekan Enter.

Isi kolom keterangan, biaya, kuantiti kemudian tekan Enter. Untuk simpan klik tombol Simpan(ALT+S).

7. LAPORAN

Pilih menu Laporan.

7.a. LAPORAN DATA BARANG

Pilih menu Laporan > Laporan Data Barang.

Pilih Kategori barang untuk menampilkan barang sesuai pengelompokan.

Pilih Lokasi simpan untuk memfilter sesuai lokasi simpan.

Ketikkan kode / nama barang untuk menampilkan barang sesuai dengan kata kunci pencarian yang diketikkan kemudian Enter atau klik tombol Tampilkan.

Klik pilihan Stok Barang untuk menampilkan stok kuantiti dan stok Nominal.

Klik pilihan Harga Barang untuk menampilkan daftar Harga kemudian klik tombol Cetak (ALT+C) untuk menyetak.

7.b. LAPORAN PEMBELIAN

Pilih menu Laporan > Laporan Pembelian.

Pilih dan sesuaikan periode tanggal pembelian dari tanggal s/d tanggal.

Pilih cara pembayaran untuk menampilkan pembayaran secara cash atau tempo.

Untuk menampilkan daftar pembelian per Supplier, ketikkan kode/nama supplier kemudian tekan Enter.

Untuk lebih spesifik, ketikkan sesuai dengan no faktur pembelian.

Ada dua pilihan cetak laporan yang pertama Cetak Global untuk menampilkan laporan pembelian per faktur/transaksi dan yang ke-dua Cetak Detail untuk menampilkan laporan pembelian detail per item.

7.c. LAPORAN HUTANG

Pilih menu Laporan > Hutang.

Pilih status hutang yang ingin ditampilkan.

Pilih Hutang Belum Lunas untuk menampilkan daftar hutang yang belum lunas.

Pilih Hutang Lunas untuk menampilkan daftar hutang yang sudah lunas.

Pilih Hutang Jatuh Tempo s/d untuk menampilkan daftar hutang dengan jatuh tempo sampai dengan tanggal tertentu.

Untuk menampilkan daftar hutang per Supplier, ketikkan kode/nama supplier kemudian tekan Enter.

Untuk lebih spesifik, ketikkan sesuai dengan no faktur pembelian kemudian klik tombol Tampilkan.

Untuk menyetak laporan hutang klik tombol Cetak (ALT+C).

7.d. LAPORAN PEMBAYARAN HUTANG

Pilih menu Laporan > Lap Pembayaran Hutang.

Pilih periode tanggal hutang, Dari Tanggal s/d Tanggal.

Untuk menampilkan daftar pembayaran hutang per Supplier, ketikkan kode/nama supplier kemudian tekan Enter.

Untuk lebih spesifik, ketikkan sesuai dengan no faktur pembelian kemudian klik tombol Tampilkan.

Untuk menyetak laporan pembayaran hutang klik tombol Cetak (ALT+C).

7.e. LAPORAN PENJUALAN

Pilih menu Laporan > Laporan Penjualan.

Pilih dan sesuaikan periode tanggal penjualan dari tanggal s/d tanggal.

Pilih cara pembayaran untuk menampilkan pembayaran secara cash atau tempo.

Untuk menampilkan daftar pembelian per pelanggan, ketikkan kode/nama pelanggan kemudian tekan Enter.

Untuk lebih spesifik, ketikkan sesuai dengan no faktur penjualan.

Ada dua pilihan cetak laporan yang pertama Cetak Global untuk menampilkan laporan penjualan per faktur/transaksi dan yang ke-dua Cetak Detail untuk menampilkan laporan penjualan detail per item.

7.f. LAPORAN PIUTANG

Pilih menu Laporan > Piutang.

Pilih status piutang yang ingin ditampilkan.

Pilih Piutang Belum Lunas untuk menampilkan daftar piutang yang belum lunas.

Pilih Piutang Lunas untuk menampilkan daftar piutang yang sudah lunas.

Pilih Piutang Jatuh Tempo s/d untuk menampilkan daftar piutang dengan jatuh tempo sampai dengan tanggal tertentu.

Untuk menampilkan daftar piutang per Pelanggan, ketikkan kode/nama pelanggan kemudian tekan Enter.

Untuk lebih spesifik, ketikkan sesuai dengan no faktur penjualan kemudian klik tombol Tampilkan.

Untuk menyetak laporan piutang klik tombol Cetak (ALT+C).

7.g. LAPORAN PEMBAYARAN PIUTANG

Pilih menu Laporan > Lap Pembayaran Piutang.

Pilih periode tanggal piutang, Dari Tanggal s/d Tanggal.

Untuk menampilkan daftar pembayaran piutang per Pelanggan, ketikkan kode/nama pelanggan kemudian tekan Enter.

Untuk lebih spesifik, ketikkan sesuai dengan no faktur penjualan kemudian klik tombol Tampilkan.

Untuk menyetak laporan pembayaran piutang klik tombol Cetak (ALT+C).

7.h. LAPORAN KELUAR MASUK BARANG

Pilih menu Laporan > Lap Keluar Masuk Barang.

Pilih periode tanggal keluar masuk barang periode tanggal s/d tanggal dengan klik tombol date (sebelah kanan tanggal) lalu pilih kategori / pengelompokan barang kemudian klik Tampilkan.

Untuk menyetak laporan keluar masuk barang klik tombol Cetak (ALT+C).

7.i. LAPORAN PENDAPATAN

Pilih menu Laporan > Pendapatan.

Pilih periode tanggal pendapatan dari tanggal s/d tanggal dengan klik tombol date (sebelah kanan tanggal) lalu klik tombol Tampilkan.

Untuk menyetak laporan pendapatan klik tombol Cetak (ALT+C).

8. TOOL

Pilih menu Tool.

8.a. BACKUP DATABASE

Untuk mengamankan data yang sudah anda input sampai dengan saat terakhir menggunakan aplikasi ini anda harus membackup data sesering mungkin.

Klik menu Tool > Backup Database.

Klik tombol Backup Database.

Tentukan tempat penyimpanan hasil backup. Disini kami contohkan adalah Flashdisk. Klik/pilih flashdisk yang sudah dipasangkan lalu klik tombol Open.

Kemudian klik tombol Save untuk menyimpan hasil backup pada flashdisk yang sudah anda tentukan tadi. Ditunggu sampai muncul pesan Data Berhasil Dibackup..

Catatan:

Pada kolom file name yang kami contohkan tertulis 26022014_1728.dbBackup ini menyatakan bahwa tanggal dan waktu backup adalah tanggal 26 Februari 2014 pada pukul 17 lebih 28 menit waktu komputer.

8.b. RESTORE DATABASE

Tool restore database ini berguna untuk mengganti kondisi data pada tanggal dan waktu saat ini ke kondisi data tanggal dan waktu yang lalu atau yang telah anda backup.

Klik menu Tool > Restore Database.

Klik tombol Restore Database.

Ambil data hasil backup data dari tempat penyimpanan backup. Disini kami contohkan adalah anda mempunyai data backup di Flashdisk. Klik/pilih flashdisk yang dimaksud lalu klik tombol Ambil.

Pilih file backup yang tersimpan. Disini kami contohkan anda ingin mengganti kondisi data pada tanggal dan waktu saat ini ke kondisi data pada tanggal 26 Februari 2014 pukul 17 lebih 28 menit.

Pilih file yang anda inginkan contoh: file 26022014_1728.DBBACKUP kemudian klik tombol Ambil (kanan bawah). Ditunggu sampai muncul pesan Data Berhasil Direstore..

9. REGISTRASI SOFTWARE

Sebelum aplikasi yang anda gunakan diregistrasi anda dapat menggunakan sampai batasan transaksi 50 transaksi, data barang sebanyak 50 barang dan pengguna 1 pengguna saja.

Agar aplikasi dapat digunakan lebih dari 50 transaksi dan 50 barang aplikasi harus diregistrasi terlebih dahulu.

Klik tombol Registrasi Software (sebelah kanan atas tampilan utama).

Kirimkan Nomor Registrasi yang tertera pada kolom Nomor Registrasi ke Nomor 085200885058 atau ke ansoftcs@gmail.com

Terima kasih atas kepercayaan anda menggunakan software kasir Ansoft Inventory SU04,

kami senang dapat bekerja sama dan menjadi bagian dari kesuksesan bisnis anda.